In de uitoefening van zijn functie maakt een werknemer of bedrijfsleider regelmatig bepaalde kosten voor rekening van zijn werkgever. Kosten die beroepsmatig zijn worden door de werkgever terugbetaalt.

Hoe betaalt u als werkgever deze kosten best terug?  

In principe betaalt de werkgever de reële kosten terug die de werknemer/bedrijfsleider maakt in de uitoefening van zijn beroep. Maar dan moet deze laatste wel kostennota’s opstellen, die dan nog eens nagekeken en administratief verwerkt moeten worden. De werkgever moet in geval van fiscale controle ook steeds de bewijsstukken kunnen voorleggen die aantonen dat het gaat om kosten eigen aan de werkgever met een professioneel karakter.  

Forfaits

Als alternatief bestaat er ook de mogelijkheid om kosten op een forfaitaire wijze te vergoeden. Dit reduceert aanzienlijk de administratieve lasten en kostbare tijd verbonden aan de terugbetaling. De forfaitaire kostenvergoeding bepalen is in de praktijk veelal een feitenkwestie, waarbij het vooral van belang is dat u als werkgever kan aantonen dat de onderliggende kosten ook werkelijk gemaakt werden.

Een akkoord nodig?  

Een forfaitaire kostenvergoeding toekennen aan personeelsleden is perfect legaal zonder voorafgaand overleg met de Administratie. Dit is echter niet zonder risico. Wanneer de fiscale administratie of de RSZ de forfaitaire kostenvergoeding betwisten omdat zij deze onredelijk of onvoldoende verantwoord vinden, kunnen zij de kostenvergoeding geheel of gedeeltelijk herkwalificeren in loon of als een geheim commissieloon. Een akkoord met de fiscus kan deze onzekerheid wegnemen.

Waar kan het akkoord aangevraagd worden?  

De aanvraag van een zogenaamde ‘ruling’ (voorafgaande beslissing) bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DBV) is geen verplichting maar is de enige manier waarop rechtszekerheid kan verkregen worden voor de forfaitaire kostenvergoedingen die u wenst te betalen aan uw personeel. De rulings die de DBV uitreikt bieden u de rechtszekerheid gedurende 5 jaar dat u de overeengekomen forfaitaire kostenvergoeding netto kunt uitbetalen als een kost eigen aan de werkgever. Bovendien kunt u de DBV na verloop van deze 5-jarige periode vragen om de ruling te hernieuwen of een nieuwe ruling onderhandelen.  

Draagwijdte van de forfaitaire kostenvergoeding  

Afhankelijk van de functie die de begunstigde uitoefent, gaat de DBV doorgaans akkoord met de toekenning van maandelijkse forfaitaire kostenvergoedingen tussen 80 en 250 EUR. De forfaitaire kostenvergoedingen kunnen verschillende categorieën van kosten dekken:

• Kosten verbonden aan voertuigen (garage, parking, car wash, …)

• Bring Your Own Device (BYOD)

• Bureaukosten in geval van thuiswerk voor het gebruik van de privé-pc, internetconnectie, bureelkosten, …  

• Representatiekosten (handelsgeschenken, receptiekosten, kleine attenties, …)  

De DVB bepaalt het maximale bedrag dat kan toegekend worden als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, per “categorie” van kosten. In de verkregen beslissing kunnen de werkgever en werknemers aldus duidelijk het type kosten identificeren die vervat zijn in het toegekende forfait. De werkgever kan daarom nog steeds beslissen om de kosten die niet opgenomen zijn in de verkregen beslissing of waarvoor geen akkoord tot forfaitaire vergoeding verkregen werden, terug te betalen op basis van onderliggende bewijsstukken aangeleverd door de werknemer

Onze fiscale experten staan u graag bij voor een analyse van uw concrete situatie en assisteren u, indien gewenst, bij de aanvraag van een fiscale ruling. Neem hiervoor contact op met Jan of Peter Van den Berghen.